De FIOD valt binnen. Wat nu? Twaalf tips.

Als de FIOD onverwacht op de stoep of bij de receptie staat is dat meestal een onaangename verrassing. Ongeacht of het slechts gaat om informatievergaring over één van uw klanten of dat dit – mede – gaat over werkzaamheden van uw kantoor. Een bezoek van de FIOD kan vooral ook behoorlijk intimiderend overkomen. De medewerkers van de FIOD maken daarbij nog wel eens gebruik van de daardoor ontstane verwarring. Meewerken is goed, en in sommige opzichten zelfs verplicht. Onnodig informatie verstrekken is niet verstandig en soms zelfs niet geoorloofd. Doe uw voordeel met onderstaande tips en houd zelf de regie in handen. Zo voorkomt u dat de FIOD haar bevoegdheden ruimer gebruikt dan bedoeld.

fase 1: start van het bezoek

Tip 1: Begeleid de opsporingsambtenaren naar een lege spreekkamer (waar geen administratie ligt) en neem contact op met degene waarvoor de FIOD komt en de directie.

FIOD-ambtenaren hebben toegang tot elke plaats ‘voor zover dat redelijkerwijs voor vervulling van hun taak nodig is’. Besef dat de FIOD-ambtenaren daarom ‘zoekend mogen rondkijken’ en zaken in beslag mogen nemen. Door de FIOD-ambtenaren zo snel mogelijk naar een lege spreekkamer te begeleiden en hen daar de gevraagde informatie te verstrekken krijgt de FIOD geen aanleiding om gebruik te maken van de bevoegdheid om rond te lopen en te grasduinen.

Vaak zal de ontvangst van FIOD-ambtenaren bij de receptie of bij het secretariaat plaatsvinden. Zorg dat zij precies weten wat er wordt verwacht als de FIOD zich aandient. Het is aan te bevelen om een bij iedereen bekend (en voor iedereen vindbaar) draaiboek of protocol klaar te leggen bij de receptie.

fase 2: in de spreekkamer

Tip 2: Beantwoord (nog) geen vragen

De druk en verleiding om vragen te beantwoorden is groot. Hoewel dit wellicht indruist tegen de menselijke impuls om mee te werken met de autoriteiten, is het advies om pas informatie te verstrekken totdat duidelijk is waar de FIOD voor komt. ‘Off-the-record’ iets verklaren bestaat niet. Alles wat u zegt, hoe terloops ook, kan worden gebruikt, ook als het om een kort praatje of een ‘paar vraagjes’ gaat.

Tip 3: Doe het samen en leg alles vast

De FIOD begeleiden tijdens een bezoek doet u bij voorkeur niet alleen. Een aanwezige collega kan zorgen dat u zich minder snel overrompeld voelt. Bepaal samen waarvoor de FIOD langskomt, welke grondslag wordt aangedragen voor de verzoeken om informatie te verstrekken en of u hieraan moet voldoen (zie de hierop volgende tips). Leg elke handeling en verklaring samen vast tijdens het bezoek zodat daar later nooit discussie over kan ontstaan. Leg in elk geval vast wat wordt afgegeven aan de FIOD en waarom hiertoe is/moest worden overgegaan.

Weet u al wie bij u op kantoor de personen zijn die u hierbij het beste kunnen begeleiden?

Tip 4: Vraag om legitimatie

Begin het gesprek met het controleren van de legitimatie (zijn het inderdaad opsporingsambtenaren?) en kijk ook of de legitimatiebewijzen nog geldig zijn. Zonder geldige legitimatie kunt u het bezoek zonder discussie onverrichter zake de deur wijzen.

Tip 5: Bepaal het doel van het bezoek en uw positie

Wat is het doel het bezoek: over welke persoon, klant of dossier gaat het? Over welke periode? Wil de FIOD stukken hebben en/of mensen horen? Als sprake is van het verzoek om een verklaring af te leggen: is dit als een getuige of als een verdachte? Vraag ook door naar de verdenking: gaat het om een fiscaal misdrijf? Betreft het (ook) verdenkingen voor andersoortige feiten? Zie hiervoor ook tip 11 en 12.

Tip 6: Bel een advocaat

Voelt u zich niet comfortabel of is u iets niet volstrekt duidelijk? Bel een advocaat. Zeker als uit het voorgaande blijkt dat u zelf (of een kantoorgenoot) verdachte bent of dit mogelijkerwijs kunt worden: bel een advocaat. Gaat het om een klant en is er een risico dat u later alsnog als (mede)verdachte wordt bestempeld? Ook dan: bel een advocaat.

Fouten in de beginfase kunnen later niet meer goed gemaakt worden. Het bezoek opschorten voor ruggenspraak met een advocaat zal in de regel, wellicht na wat gemor, toegestaan moeten worden. Daarbij geldt: des te meer weerstand u bij de FIOD voelt als u verzoekt om een advocaat te consulteren, des te groter is de kans dat het verstandig is om dat ook daadwerkelijk te doen.

fase 3: voldoen aan de vordering om informatie

Tip 7: Controleer wat wordt gevorderd en bepaal: moet u dit afgeven?

De FIOD is bevoegd om voor inbeslagneming vatbare voorwerpen (in dit verband meestal administratie) in beslag te nemen. Als u zelf geen verdachte bent (of verwacht dat niet te worden) moet u aan vorderingen voldoen: niet meewerken is zelfs een misdrijf.

Het (potentieel) hebben van de status van een verdachte betekent niet dat de FIOD geen informatie bij u kan vorderen. Ook bij verdachten kan ‘informatie die onafhankelijk van uw wil bestaat‘ worden gevorderd, denk hierbij aan voorwerpen zoals bijvoorbeeld facturen en bankafschriften. De FIOD kan u als verdachte echter bijvoorbeeld niet dwingen om gegevens te ontsleutelen met een code die alleen u kent. De afweging of informatie onafhankelijk van uw wil bestaat wil nog wel eens tot discussie leiden. Vraag in dergelijke gevallen altijd advies aan uw advocaat.

Er is nog een uitzondering: als diensten zijn verricht in opdracht van een ‘verschoningsgerechtigde’ zoals een advocaat of notaris, beschikt u wellicht over een zogenaamd ‘afgeleid verschoningsrecht’. In een dergelijk geval is het u verboden om mee te werken aan uitlevering van de stukken.

Voor u eventueel aan het verzoek voldoet: vraag eerst om een schriftelijke vordering of machtiging en bekijk die samen met uw collega en/of de ingeschakelde advocaat zorgvuldig. De vordering moet concreet zijn en gaan over specifieke stukken, klant(en) en vragen in een specifieke periode en mag niet ontaarden in een zogenaamde ‘fishing’-expeditie.

Tip 8: Vraag zo nodig uitstel

Twijfelt u of u verplicht bent de informatie te verstrekken? Heeft u de informatie wel maar niet direct voorhanden? Vraag zo nodig uitstel aan van de termijn waarbinnen u de verzochte informatie moet verstrekken. Dat geeft tevens gelegenheid om advies in te winnen.

Tip 9: Geef alleen wat wordt gevraagd en waar u over beschikt

Als u verplicht bent om informatie te verstrekken, selecteer de gevraagde informatie zelf en voorkom vooral dat de FIOD meezoekt en zelf gaat grasduinen. Dit in verband met het in tip 1 genoemde risico dat de FIOD op andere interessante informatie stuit.

In het verlengde hiervan: lever uitsluitend aan waar om wordt gevraagd. Natuurlijk niet minder. Maar zeker ook niet meer. Als u bepaalde informatie niet heeft: besef dat u niet hoeft te leveren wat u niet heeft. Onderdruk uw wellicht eerste impuls om behulpzaam te zijn door aan de FIOD te laten weten waar die informatie wel te vinden is. Daartoe bent u immers niet verplicht.  

Leg vast wat u geselecteerd hebt om af te geven. Maak kopieën van wat u overhandigt.

Tip 10: Een opgeruimd kantoor en vooral: digitaal gescheiden opslag

Het blijkt al uit het vorige: zorg voor een opgeruimd kantoor en afgesloten dossierkasten. Onder het zoekend rondkijken wordt mede het openen van niet afgesloten kasten verstaan. Zorg er daarom voor dat uw kasten standaard zijn afgesloten en er verder geen dossiers op uw kantoor slingeren. Elk risico op het onnodig op andere zaken stuiten met het risico op uitbreiding van het onderzoek moet worden voorkomen.

De digitale opslag verdient daarbij aparte aandacht. Als het lastig is om de digitale gegevens exact te lokaliseren op het netwerk, in de cloud op of de server wordt er al snel toe overgegaan dan maar alles te kopiëren. Dan belanden alle gegevens van kantoor en/of andere klanten bij de FIOD. Voorkom dat door een duidelijke scheiding per klant/dossier aan te brengen. Denk vast na wie bij u op kantoor in staat is om snel gevraagde digitale informatie op te zoeken.

fase 4: verhoor

Tip 11: Verklaren hoeft niet

Voorop staat: als de FIOD u, uw klant of kantoorgenoten wil horen bestaat er geen, nogmaals: geen, verplichting om vragen te beantwoorden. Uitdrukkelijk ongeacht of het gaat om een verhoor van een verdachte of een getuige.

Verdachten kunnen eventueel worden aangehouden en meegenomen voor verhoor. In dat geval wordt, als u tegen die tijd niet zelf al de hulp van een advocaat hebt ingeroepen, altijd aangeboden om een advocaat (in dat geval zelfs op kosten van de Staat) te consulteren. Een verdachte kan zich altijd op zijn zwijgrecht beroepen.

Voor een getuige ontstaat er pas een verplichting tot antwoorden na dagvaarding door een rechter. Dan bent u echter al een hele tijd verder in het proces. Zelfs als u gewoon een verklaring wil afleggen: doe dit pas later als het stof van het bezoek door de FIOD is neergedaald en nadat u advies hebt ingewonnen over uw positie. Niet alleen uw positie in het kader van het FIOD-onderzoek, maar ook uw positie in het kader van uw aansprakelijkheid na een overeengekomen geheimhouding met uw klant.

Tip 12: Verklaren mag soms niet

Als het gaat om een klant bent u in veel gevallen een geheimhoudingsverklaring overeengekomen of bent u op grond van beroepsregels verplicht tot geheimhouding. U kunt ook een afgeleid verschoningsrecht hebben (zie tip 7). In deze gevallen is verklaren zelfs verboden, totdat u bent gedagvaard door de rechter-commissaris.

Ingeval van geheimhouding loopt u bij verklaren ook het risico van een aansprakelijkheidstelling. Als de verdenking mede ziet op werkzaamheden door uw kantoor, moge dit belang duidelijk zijn. Omdat het niet ongebruikelijk is dat ook uw werkzaamheden onder een vergrootglas komen te liggen, is het goed om u te realiseren dat elke informatieverstrekking waartoe u niet uitdrukkelijk bent gehouden, aanleiding kan zijn om u nader bij het onderzoek te betrekken. Alle reden dus om, zeker in deze fase van een onderzoek, terughoudend te zijn in het verstrekken van informatie waartoe u niet wordt gedwongen. Anders dan de FIOD nog wel eens wil doen geloven, zijn er na de doorzoeking, al dan niet na ruggenspraak met uw advocaat, nog legio mogelijkheden om later informatie te verstrekken.

Tot slot: een inval van de FIOD kan iedereen overkomen. Houd bovenstaande tips in het achterhoofd, houd het hoofd koel en laat u niet opjagen. Twijfels of geen comfortabel gevoel? Aarzel niet om contact op te nemen met een gespecialiseerd advocaat.

Dit bericht werd geplaatst in: Blogs

Stuur een reactie naar de auteur